OLVA: Wenn künstliche Intelligenz Sie im Gespräch in Echtzeit unterstützt

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem wichtigen beruflichen Meeting.

Die Diskussion läuft schnell, neue Fachbegriffe fallen, mehrere Personen sprechen nacheinander – und plötzlich stellt Ihnen Ihr Vorgesetzter, ein Kollege oder ein Kunde eine Frage, für deren Beantwortung Sie ein paar Sekunden zum Nachdenken oder eine zusätzliche Information benötigen.

Vielleicht kennen Sie die Antwort, können sie aber nicht sofort präzise formulieren. Vielleicht haben Sie einen Teil des Gesprächskontexts verpasst. Und wenn das Meeting nicht in Ihrer Muttersprache stattfindet, wird die Situation noch anspruchsvoller.

Sie müssen gleichzeitig zuhören, unterschiedliche Akzente verstehen, Fachbegriffe einordnen, sich an frühere Aussagen erinnern, Notizen machen und bereits Ihre nächste Antwort vorbereiten.

In solchen Momenten hatten vermutlich viele schon einmal einen ähnlichen Gedanken:

„Was wäre, wenn ChatGPT jetzt einfach dabei wäre, das gesamte Gespräch kennen und genau verstehen würde, worüber wir sprechen?“

Das Problem: Die meisten KI-Tools befinden sich außerhalb des eigentlichen Gesprächs.

Sie müssen ein anderes Fenster öffnen, eine Frage eingeben und zunächst erklären, was bisher im Meeting passiert ist. Bis die KI genügend Kontext hat, ist die Unterhaltung möglicherweise längst beim nächsten Thema angekommen.

Genau hier setzt OLVA an.

OLVA ist ein unsichtbarer KI-Assistent für Meetings und Gespräche in Echtzeit. Die Idee besteht nicht nur darin, nach einem Meeting zusammenzufassen, was passiert ist. OLVA soll den Kontext verstehen und bereits während des laufenden Gesprächs unterstützen.

Warum ist ChatGPT während eines Live-Meetings nicht immer praktisch?

Tools wie ChatGPT haben die Art verändert, wie viele Menschen arbeiten.

Wir können damit E-Mails verbessern, Informationen recherchieren, komplexe Themen erklären lassen, Präsentationen vorbereiten oder uns auf mögliche Fragen in einem Meeting einstellen.

In einem Live-Gespräch sieht die Situation jedoch anders aus.

Angenommen, ein Kunde fragt:

„Funktioniert diese Lösung angesichts der Einschränkungen, die Sie zu Beginn des Meetings erwähnt haben, auch in größerem Maßstab?“

Wenn Sie nur diese Frage in einen allgemeinen KI-Chat eingeben, weiß das System möglicherweise nicht, welche „Einschränkungen“ gemeint sind.

Sie müssten zunächst erklären, um welches Projekt es geht, was vorher besprochen wurde, welche Bedenken der Kunde geäußert hat und auf welche Lösung sich die Frage bezieht.

Das Problem ist also nicht unbedingt die Fähigkeit der KI, eine gute Antwort zu erzeugen.

Das Problem ist der fehlende Gesprächskontext.

Die entscheidende Frage für KI in Meetings lautet deshalb nicht nur:

„Kann ich während eines Meetings KI verwenden?“

Sondern:

„Was wäre, wenn die KI bereits wüsste, was in diesem Meeting besprochen wurde?“

Was wäre, wenn die KI den Meeting-Kontext bereits kennt?

Genau auf dieser Idee basiert OLVA.

OLVA kann ein Gespräch während des Meetings verfolgen und dessen Kontext erfassen. Wenn Sie Unterstützung benötigen, müssen Sie daher nicht jedes Mal von vorne erklären, worüber gesprochen wurde.

Das klingt zunächst nach einem kleinen Unterschied, verändert aber die Rolle von KI im Meeting grundlegend.

Traditionell nutzen wir KI vor allem in zwei Phasen:

• vor dem Meeting, um uns vorzubereiten;
• nach dem Meeting, um Inhalte zusammenzufassen oder weiterzuverarbeiten.

OLVA ergänzt eine dritte Phase:

KI-Unterstützung während des Meetings.

Damit wird KI von einem separaten Chatfenster, das auf einen ausführlichen Prompt wartet, zu einem Assistenten, der den laufenden Gesprächskontext bereits kennt.

Besonders relevant, wenn Sie in einer zweiten Sprache arbeiten

Diese Herausforderung wird noch deutlicher, wenn Meetings in einer Sprache stattfinden, die nicht die eigene Muttersprache ist.

Sie können sehr erfahren in Ihrem Fachgebiet sein und trotzdem auf eine Redewendung, eine Abkürzung, einen ungewöhnlichen Akzent oder einen branchenspezifischen Ausdruck stoßen, den Sie nicht sofort verstehen.

Vielleicht verstehen Sie 90 Prozent eines Gesprächs problemlos.

Dann fällt ein unbekannter Begriff. Sie denken einige Sekunden darüber nach – und währenddessen spricht die andere Person bereits weiter. Sobald Sie den Begriff verstanden haben, fehlen Ihnen möglicherweise die nächsten zwei Sätze.

Oder Ihr Vorgesetzter stellt Ihnen eine komplexe Frage.

Sie kennen die Antwort, müssen aber gleichzeitig über den Inhalt nachdenken und diesen schnell und professionell in einer zweiten Sprache formulieren.

Das Problem ist dabei nicht mangelndes Fachwissen.

Es geht häufig um die kognitive Belastung, die entsteht, wenn mehrere anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig erledigt werden müssen.

Zuhören. Verstehen. Übersetzen. Erinnern. Notizen machen. Nachdenken. Antworten.

Ein KI-Assistent, der den Meeting-Kontext bereits versteht, kann einen Teil dieser zusätzlichen Belastung reduzieren und Ihnen ermöglichen, sich stärker auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Gespräch selbst.

Wie kann OLVA während eines Meetings helfen?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen OLVA und vielen klassischen Meeting-Notiztools liegt im Fokus auf Echtzeit-Unterstützung (Real-Time Assistance).

Es geht nicht nur darum, ein gutes Protokoll für später zu erstellen. Die KI soll bereits dann hilfreich sein, wenn die Diskussion noch läuft.

Live-Transkription: Verpasstes schnell nachlesen

OLVA kann Gespräche während des Meetings in Echtzeit transkribieren.

Das ist besonders hilfreich, wenn eine Diskussion schnell verläuft oder mehrere Personen unmittelbar nacheinander sprechen.

Wenn Sie einen Satz nicht richtig verstanden haben, können Sie kurz in der Live-Transkription nachsehen, anstatt weiter darüber nachzudenken und dadurch noch mehr vom Gespräch zu verpassen.

Für Menschen, die in einer zweiten Sprache arbeiten, hat diese Funktion einen zusätzlichen Vorteil.

Manchmal ist ein Ausdruck akustisch schwer verständlich, wird aber sofort klar, sobald man ihn geschrieben sieht.

Live-Transkription ist deshalb nicht nur ein Werkzeug für die spätere Dokumentation, sondern kann auch dabei helfen, das Gespräch im Moment besser zu verstehen.

Automatische Erkennung von Fragen

Eine der zentralen Funktionen von OLVA ist die automatische Fragenerkennung (Automatic Question Detection).

Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Kundengespräch, einem Sales Call oder einer technischen Diskussion.

Plötzlich stellt Ihnen die andere Person eine komplexe Frage.

Normalerweise müssten Sie sich die Frage merken, ein anderes KI-Tool öffnen, sie dort eingeben und anschließend den notwendigen Kontext ergänzen.

OLVA kann erkennen, dass eine Frage gestellt wurde, und den bereits vorhandenen Gesprächskontext nutzen, um relevante Informationen oder eine mögliche Antwort bereitzustellen.

Dadurch fügt sich die KI stärker in den natürlichen Ablauf eines Meetings ein.

Sofortige Antworten mit Gesprächskontext

Wie hilfreich eine KI-Antwort ist, hängt stark davon ab, wie viel relevanten Kontext das System besitzt.

Ein Kunde könnte beispielsweise fragen:

„Hat das Auswirkungen auf den Termin für die zweite Phase, den wir gerade vereinbart haben?“

Für eine KI ohne Meeting-Kontext sind Begriffe wie „das“, „zweite Phase“ und „gerade vereinbart“ kaum eindeutig.

Ein Assistent, der das vorherige Gespräch kennt, kann dagegen besser verstehen, worauf sich die Frage bezieht, und relevantere Informationen liefern.

Das ist ein wichtiger Unterschied zwischen einem allgemeinen Chatbot und einem kontextbezogenen Meeting-Assistenten:

Es geht nicht nur darum, einen einzelnen Satz zu beantworten, sondern zu verstehen, warum diese Frage genau jetzt gestellt wird.

Sie können der KI auch während des Meetings Fragen stellen

Nicht jede Frage kommt von Ihrem Gegenüber.

Manchmal möchten Sie selbst schnell etwas verstehen.

Vielleicht erwähnt ein Kunde einen technischen Begriff, den Sie nicht kennen. Vielleicht wird eine Abkürzung verwendet, deren Bedeutung im aktuellen Kontext nicht eindeutig ist.

Über Live Q&A können Sie während des Gesprächs Fragen stellen, zum Beispiel:

„Was bedeutet dieser Begriff in diesem Zusammenhang?“

Oder:

„Warum könnte dieser Punkt für den Kunden problematisch sein?“

Da OLVA den bisherigen Gesprächskontext kennt, müssen Sie nicht jedes Mal das gesamte Meeting neu beschreiben.

Der entscheidende Faktor ist dabei das Timing.

Einen unbekannten Begriff zwei Stunden nach dem Meeting zu verstehen, ist hilfreich. Ihn während des Meetings zu verstehen, kann dagegen beeinflussen, wie Sie sich in den nächsten zehn Minuten am Gespräch beteiligen.

KI muss nicht immer auf eine Frage warten

Nicht jede wichtige Information in einem Meeting wird als Frage formuliert.

Manchmal erwähnt ein Kunde beiläufig ein Problem.

Manchmal wird eine Zahl genannt, die überprüft werden sollte.

Und manchmal enthält eine scheinbar nebensächliche Aussage eine wichtige geschäftliche Gelegenheit.

OLVA bietet deshalb auch Live Insights, die dabei helfen können, relevante Momente innerhalb eines Gesprächs zu erkennen.

Ein Kunde könnte in einem Sales Meeting beispielsweise sagen:

„Unser größtes Problem sind eigentlich nicht die Kosten. Unser Team verbringt einfach jede Woche viel zu viel Zeit damit, diese Daten aufzubereiten.“

Das ist keine Frage.

Trotzdem könnte es einer der wichtigsten Sätze des gesamten Meetings sein, weil er den tatsächlichen Pain Point des Kunden beschreibt.

Opportunity Detection kann dabei helfen, solche Signale während des Gesprächs sichtbarer zu machen.

Ähnlich verhält es sich mit Zahlen, Statistiken oder Behauptungen. Wenn eine Aussage überprüft werden sollte, kann Fact Checking zusätzliche Informationen liefern.

Die Rolle der KI erweitert sich damit: Sie wartet nicht ausschließlich darauf, dass Sie eine Frage eintippen, sondern hilft dabei, wichtige Informationen im laufenden Gespräch besser einzuordnen.

Wenn Ihre Dokumente ebenfalls Teil des Kontexts werden

In vielen professionellen Meetings reicht der Gesprächskontext allein nicht aus.

Vielleicht diskutieren Sie über:

• ein Angebot;
• einen technischen Bericht;
• eine Produktdokumentation;
• eine Studie;
• Kundenanforderungen;
• eine Präsentation;
• ein PDF oder internes Dokument.

Die Information, die Sie für eine Antwort benötigen, könnte irgendwo auf Seite 24 eines umfangreichen Dokuments stehen.

OLVA bietet dafür Document-Aware Intelligence.

Relevante Dokumente können als zusätzliche Wissensquelle genutzt werden, sodass die KI nicht nur das laufende Gespräch, sondern auch die dazugehörigen Unterlagen berücksichtigen kann.

Angenommen, Sie besprechen mit einem Kunden ein 30-seitiges Angebot und werden plötzlich nach einem bestimmten Detail gefragt.

Das Dokument manuell zu öffnen, nach dem richtigen Begriff zu suchen und die entsprechende Stelle zu finden, kann den Gesprächsfluss unterbrechen.

Wenn die KI sowohl den Meeting-Kontext als auch das relevante Dokument kennt, kann sie Informationen schneller mit der aktuellen Frage verbinden.

Was unterscheidet OLVA von klassischen KI-Meeting-Tools?

In den vergangenen Jahren sind zahlreiche KI-Tools für Meetings entstanden.

Viele davon leisten hervorragende Arbeit beim Aufzeichnen und Transkribieren von Gesprächen. Nach dem Meeting erstellen sie Zusammenfassungen, Action Items, Entscheidungen und wichtige Gesprächspunkte.

Das löst ein echtes Problem.

Niemand möchte nach jedem einstündigen Meeting noch zwanzig Minuten damit verbringen, seine Notizen zu strukturieren.

OLVA beschäftigt sich jedoch zusätzlich mit einer anderen Frage:

Was passiert, wenn Sie die Unterstützung der KI benötigen, bevor das Meeting vorbei ist?

Was passiert, wenn:

• der Kunde gerade eine schwierige Frage gestellt hat;
• Sie einen Begriff nicht verstehen;
• eine Aussage überprüft werden sollte;
• Sie Informationen aus einem Dokument benötigen;
• sich gerade eine wichtige Gelegenheit im Gespräch abzeichnet;
• Sie einen schnellen Hinweis oder Kontext benötigen?

In diesen Situationen ist eine perfekte Zusammenfassung nach dem Meeting zwar nützlich – aber für diesen konkreten Moment möglicherweise zu spät.

Deshalb verbindet OLVA klassische Post-Meeting-Funktionen mit Automatic Question Detection, Instant Answers, Live Q&A, Live Insights, Fact Checking, Opportunity Detection und AI Coaching.

Ein weiterer Unterschied: Kein sichtbarer Bot im Meeting

Viele KI-Meeting-Assistenten funktionieren, indem sie einen zusätzlichen Bot als Teilnehmer zu Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams hinzufügen.

Diese Methode kann in vielen Situationen gut funktionieren.

Sie ist jedoch nicht für jedes Gespräch ideal.

Vielleicht sprechen Sie zum ersten Mal mit einem wichtigen Kunden.

Vielleicht handelt es sich um ein informelles Gespräch.

Oder Sie möchten schlicht keinen zusätzlichen Teilnehmer mit dem Namen eines KI-Tools in der Teilnehmerliste sehen.

OLVA verfolgt deshalb den Ansatz eines Invisible AI Assistant.

Der Assistent muss nicht als sichtbarer Bot am Meeting teilnehmen, um Sie zu unterstützen.

Die Technologie bleibt im Hintergrund, während das Meeting weiterhin wie ein normales Gespräch zwischen Menschen wirkt.

Ein praktisches Beispiel: Die ersten Monate in einem internationalen Unternehmen

Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade einen neuen Job in einem internationalen Unternehmen begonnen.

Um 10 Uhr findet Ihr Teammeeting statt.

Ein Kollege erklärt schnell den aktuellen Stand eines Projekts und verwendet mehrere Fachbegriffe, die für Sie neu sind.

Während Sie noch über einen dieser Begriffe nachdenken, ist die Diskussion bereits beim nächsten Thema angekommen.

Einige Minuten später fragt Ihr Vorgesetzter:

„Wie würden Sie das Problem lösen, über das wir gerade gesprochen haben?“

Jetzt müssen Sie sich an die vorherige Diskussion erinnern, die Frage verstehen, Ihre Gedanken strukturieren und eine klare Antwort formulieren.

Findet das Meeting zusätzlich in einer zweiten Sprache statt, steigt die mentale Belastung weiter.

Mit einem Echtzeit-KI-Assistenten können Sie die Transkription prüfen, einen unbekannten Begriff direkt erklären lassen und bei einer erkannten Frage relevante Informationen aus dem bisherigen Gespräch erhalten.

Sie entscheiden weiterhin selbst, was Sie sagen.

Aber Sie müssen nicht mehr jede Information allein suchen, speichern und im richtigen Moment wieder abrufen.

Es geht nicht darum, dass die KI für Sie am Meeting teilnimmt. Es geht darum, dass die KI Ihnen hilft, selbst besser am Meeting teilzunehmen.

Mehrsprachige Meetings werden zum Normalfall

Moderne Teams arbeiten zunehmend international.

Ein Meeting kann auf Englisch beginnen und später teilweise in eine andere Sprache wechseln. Kollegen, Kunden und Partner können unterschiedliche Muttersprachen, Akzente und regionale Sprachvarianten haben.

OLVA unterstützt 87 Sprachen und regionale Varianten und ist auch für mehrsprachige Gespräche ausgelegt.

Für Menschen, die im Arbeitsalltag regelmäßig zwischen mehreren Sprachen wechseln, kann das besonders hilfreich sein.

Die KI soll das Erlernen einer Sprache nicht ersetzen.

Sie kann jedoch einen Teil der kognitiven Belastung reduzieren, die entsteht, wenn Sie gleichzeitig zuhören, übersetzen, Informationen speichern, Notizen machen und eine Antwort vorbereiten müssen.

Das Ziel ist, die Distanz zwischen:

„Ich glaube, ich habe verstanden, was gemeint war.“

und

„Ich verstehe den Kontext und kann mich jetzt aktiv an der Diskussion beteiligen.“

zu verkürzen.

Meeting Memory: Wenn das Meeting vorbei ist, die Informationen aber wichtig bleiben

Echtzeit-Unterstützung ist nur ein Teil der Herausforderung.

Die nächste beginnt nach dem Meeting:

Wir vergessen Dinge.

Drei Wochen später erinnern Sie sich vielleicht daran, dass ein Kunde etwas Wichtiges zum Budget gesagt hat. Aber Sie wissen nicht mehr, in welchem Meeting das war oder wie genau die Aussage lautete.

Oder Sie erinnern sich an eine Entscheidung des Teams, wissen aber nicht mehr, warum sie getroffen wurde.

Hier wird Post-Meeting Memory relevant.

OLVA kann Zusammenfassungen, wichtige Gesprächspunkte, Entscheidungen und Action Items aus Meetings verfügbar halten und vergangene Gespräche zu einer durchsuchbaren Wissensquelle machen.

Anstatt sich ausschließlich auf Ihr Gedächtnis oder verstreute Notizen zu verlassen, können Sie auf frühere Meetings zurückgreifen und Informationen wiederfinden.

Für Menschen, die täglich mehrere Sales-, Produkt-, Recruiting-, Projekt- oder Kundengespräche führen, kann dieses langfristige Meeting-Gedächtnis ebenso wertvoll sein wie die Unterstützung während des Gesprächs.

Soll KI für uns denken?

Nein.

Und genau diese Unterscheidung ist wichtig.

Ein guter KI-Meeting-Assistent sollte menschliches Wissen, Erfahrung und Urteilsvermögen nicht ersetzen.

Die Entscheidung darüber, was Sie sagen und wie Sie handeln, bleibt bei Ihnen.

KI kann jedoch Aufgaben übernehmen oder erleichtern, die viel Aufmerksamkeit verbrauchen:

• Informationen finden;
• sich an frühere Aussagen erinnern;
• wichtige Punkte dokumentieren;
• unbekannte Begriffe erklären;
• relevante Dokumentinformationen finden;
• Aussagen überprüfen;
• im richtigen Moment zusätzlichen Kontext bereitstellen.

Das Ziel besteht nicht darin, dass KI an Ihrer Stelle denkt.

Das Ziel besteht darin, Ihnen mehr mentale Kapazität für die Dinge zu geben, über die Sie tatsächlich selbst nachdenken sollten.

Damit kommen wir zurück zu einem Gedanken, den viele Menschen wahrscheinlich schon einmal während eines schwierigen Meetings hatten:

„Was wäre, wenn ChatGPT das ganze Meeting über bei mir wäre, alles Gesagte kennen würde und mir genau dann helfen könnte, wenn ich es brauche?“

OLVA wurde rund um diese Idee entwickelt.

Die Zukunft von KI-Assistenten liegt im tatsächlichen Arbeitsablauf

Die erste Generation generativer KI-Tools wartet darauf, dass wir zu ihr kommen.

Wir öffnen ein neues Fenster.

Wir schreiben einen Prompt.

Wir erklären den Hintergrund.

Wir stellen eine Frage.

Und wir warten auf eine Antwort.

Dieses Modell bleibt sehr nützlich.

Doch die nächste Generation von KI-Tools bewegt sich zunehmend direkt in unsere tatsächlichen Arbeitsabläufe.

Dort ist der Kontext bereits vorhanden, und Nutzer sollten ihn nicht bei jeder Interaktion von Grund auf neu erklären müssen.

Meetings sind dafür ein besonders gutes Beispiel.

Der Wert von KI liegt nicht nur darin, zehn Minuten nach dem Meeting eine perfekte Zusammenfassung zu erstellen.

Manchmal liegt der wichtigste Moment in genau jenen 30 Sekunden, in denen ein Kunde eine entscheidende Frage stellt, ein unbekannter Begriff fällt, eine Aussage überprüft werden muss oder sich im Gespräch eine wichtige Gelegenheit zeigt.

OLVA basiert auf der Idee, dass KI ein Meeting nicht erst verstehen sollte, nachdem es vorbei ist. Sie sollte auch helfen können, während das Gespräch noch stattfindet.

Mehr darüber, wie dieser Ansatz funktioniert, erfahren Sie auf der offiziellen OLVA-Website.

Am Ende liegt der vielleicht größte Nutzen von KI in Meetings nicht darin, dass wir mehr sprechen.

Sondern darin, dass wir weniger Aufmerksamkeit für Suchen, Übersetzen, Mitschreiben und Erinnern aufwenden müssen – und uns stärker auf das konzentrieren können, worauf es wirklich ankommt:

das Gespräch selbst.