OLVA : quand l’intelligence artificielle vous accompagne pendant la conversation
Imaginez que vous participez à une réunion professionnelle importante.
La discussion avance rapidement, de nouveaux termes techniques apparaissent et plusieurs personnes interviennent. Soudain, votre manager, un collègue ou un client vous pose une question qui demande quelques secondes de réflexion ou une information que vous n’avez pas immédiatement en tête.
Vous connaissez peut-être la réponse, mais vous avez besoin d’un instant pour structurer votre pensée. Vous avez peut-être manqué une partie du contexte. Et si la réunion se déroule dans une langue qui n’est pas votre langue maternelle, la situation devient encore plus exigeante.
Il faut écouter, comprendre différents accents, assimiler des termes professionnels, se souvenir de ce qui a été dit quelques minutes auparavant, prendre des notes et préparer sa réponse — tout cela en même temps.
Dans ces moments-là, beaucoup ont probablement déjà eu cette pensée :
« Si seulement ChatGPT pouvait être avec moi maintenant, avoir entendu toute la conversation et savoir exactement de quoi nous parlons. »
Le problème est que la plupart des outils d’intelligence artificielle restent en dehors de la conversation.
Il faut ouvrir une autre fenêtre, saisir une question, puis expliquer le contexte de la réunion et ce qui a été dit auparavant. Le temps de fournir suffisamment d’informations à l’IA, la discussion est parfois déjà passée au sujet suivant.
C’est précisément le problème auquel OLVA cherche à répondre.
OLVA est un assistant IA invisible pour les réunions et les conversations en temps réel. Son objectif n’est pas seulement de vous expliquer après coup ce qui s’est passé pendant une réunion, mais aussi de comprendre le contexte et de vous aider pendant que la conversation est encore en cours.
Pourquoi ChatGPT n’est-il pas toujours pratique pendant une réunion en direct ?
Des outils comme ChatGPT ont profondément changé notre façon de travailler.
Nous pouvons utiliser l’IA pour rédiger un e-mail, rechercher des informations, comprendre un sujet complexe, préparer une présentation ou anticiper les questions susceptibles d’être posées lors d’une réunion.
Mais une conversation en direct est différente.
Imaginons qu’un client vous demande :
« Compte tenu des limites du système que vous avez mentionnées au début de la réunion, cette solution fonctionnera-t-elle toujours à plus grande échelle ? »
Si vous envoyez uniquement cette question à un chatbot généraliste, celui-ci ne saura probablement pas à quelles « limites du système » le client fait référence.
Vous devrez d’abord expliquer le projet, les contraintes évoquées plus tôt, les préoccupations du client et la solution actuellement discutée.
Le problème n’est donc pas nécessairement la capacité de l’intelligence artificielle à produire une bonne réponse.
Le problème est l’absence de contexte conversationnel.
La vraie question concernant l’utilisation de l’IA en réunion n’est donc pas seulement :
« Puis-je utiliser l’intelligence artificielle pendant une réunion ? »
Mais plutôt :
« Et si l’IA savait déjà tout ce qui a été discuté jusqu’à présent ? »
Que se passe-t-il lorsque l’IA connaît déjà le contexte de la réunion ?
C’est l’une des idées centrales derrière OLVA.
OLVA peut suivre une conversation pendant qu’elle se déroule et en comprendre le contexte. Lorsque vous avez besoin d’aide, vous n’avez donc pas à expliquer à nouveau les vingt dernières minutes de discussion.
Cela peut sembler être une petite différence.
En réalité, cela change profondément le rôle que peut jouer l’IA dans une réunion.
Traditionnellement, nous utilisons l’intelligence artificielle à deux moments principaux :
- avant la réunion, pour nous préparer ;
- après la réunion, pour résumer et exploiter les informations.
OLVA ajoute un troisième moment :
l’utilisation de l’IA pendant la réunion elle-même.
L’intelligence artificielle n’est alors plus seulement une fenêtre séparée qui attend un prompt détaillé. Elle devient un assistant qui connaît déjà le contexte de la conversation en cours.
Un avantage particulièrement important lorsqu’on travaille dans une deuxième langue
Cette problématique est encore plus évidente pour les personnes qui travaillent dans un environnement international ou participent régulièrement à des réunions dans une langue qui n’est pas leur langue maternelle.
On peut parfaitement maîtriser son domaine professionnel sans connaître chaque expression idiomatique, chaque abréviation, chaque terme sectoriel ou chaque particularité d’accent.
Imaginez que vous compreniez 90 % de la conversation sans difficulté.
Puis quelqu’un utilise une expression inconnue. Vous passez quelques secondes à essayer de la comprendre, mais pendant ce temps, la personne continue à parler. Lorsque vous comprenez enfin le terme, vous avez peut-être déjà manqué les deux phrases suivantes.
Autre scénario : votre manager vous pose une question complexe.
Vous connaissez la réponse, mais vous devez à la fois réfléchir au fond et formuler rapidement une réponse professionnelle dans une langue qui n’est pas la vôtre.
Ce n’est pas nécessairement un problème de compétences.
C’est souvent une question de charge cognitive.
Écouter. Comprendre. Traduire mentalement. Se souvenir. Prendre des notes. Analyser. Répondre.
Un assistant IA qui connaît déjà le contexte de la réunion peut réduire une partie de cette charge et vous permettre de consacrer davantage d’attention à ce qui compte réellement : la conversation elle-même.
Comment OLVA peut-il aider pendant une réunion ?
L’une des principales différences entre OLVA et de nombreux outils traditionnels de prise de notes réside dans son approche de l’assistance en temps réel (Real-Time Assistance).
L’objectif n’est pas uniquement de produire un bon compte rendu après la réunion.
L’IA doit également pouvoir être utile lorsque la discussion est encore en cours.
Transcription en direct : retrouver rapidement ce que vous avez manqué
OLVA peut générer une transcription en direct (Live Transcription) pendant que les participants parlent.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque la discussion avance rapidement ou que plusieurs personnes interviennent successivement.
Si vous n’avez pas bien entendu une phrase, vous pouvez rapidement consulter le texte au lieu de continuer à essayer de reconstruire mentalement ce qui vient d’être dit — au risque de manquer également la suite.
Pour les personnes qui travaillent dans une deuxième langue, cette fonctionnalité offre un avantage supplémentaire.
Un mot peut parfois être difficile à reconnaître à l’oral, alors que son sens devient immédiatement évident lorsqu’on le voit écrit.
La transcription en direct n’est donc pas seulement un moyen de conserver une trace de la réunion pour plus tard.
Elle peut également aider à mieux comprendre la conversation au moment où elle se déroule.
Détection automatique des questions
Une autre fonctionnalité importante d’OLVA est la détection automatique des questions (Automatic Question Detection).
Imaginez que vous soyez en rendez-vous client, en appel commercial ou dans une discussion technique.
Votre interlocuteur vous pose soudainement une question complexe.
Dans une utilisation classique de l’IA, vous devriez mémoriser la question, ouvrir un autre outil, la saisir, puis ajouter le contexte nécessaire.
OLVA peut détecter qu’une question vient d’être posée et utiliser le contexte déjà disponible pour fournir des informations pertinentes ou une réponse potentielle.
L’IA s’intègre ainsi plus naturellement dans le déroulement de la conversation.
Des réponses instantanées qui tiennent compte du contexte
La qualité d’une réponse générée par l’IA dépend fortement du contexte dont elle dispose.
Prenons un exemple. Un client demande :
« Est-ce que cela aura un impact sur la date de lancement de la deuxième phase que nous venons de convenir ? »
Pour une IA qui ne connaît pas la réunion, les expressions « cela », « deuxième phase » et « que nous venons de convenir » sont ambiguës.
Un assistant qui a suivi la discussion peut en revanche mieux comprendre à quoi la question fait référence et proposer des informations plus pertinentes.
C’est une différence importante entre un chatbot généraliste et un assistant de réunion contextuel :
il ne s’agit pas simplement de répondre à une phrase, mais de comprendre pourquoi cette question est posée à ce moment précis.
Vous pouvez également interroger l’IA pendant la réunion
Toutes les questions ne viennent pas nécessairement des autres participants.
Parfois, c’est vous qui avez besoin de comprendre rapidement quelque chose.
Un client peut mentionner un concept technique que vous ne connaissez pas. Un collègue peut utiliser une abréviation dont la signification n’est pas claire dans le contexte.
Avec Live Q&A, vous pouvez poser une question pendant que la conversation continue, par exemple :
« Que signifie ce terme dans ce contexte ? »
ou :
« Pourquoi ce point pourrait-il être important pour le client ? »
Comme OLVA connaît déjà le contexte de la réunion, vous n’avez pas besoin de décrire toute la situation à chaque question.
L’élément déterminant ici est le timing.
Comprendre un concept deux heures après la réunion reste utile.
Mais le comprendre pendant la réunion peut directement influencer votre capacité à participer aux dix prochaines minutes de discussion.
L’IA peut être utile même lorsque personne ne pose de question
Toutes les informations importantes d’une réunion ne prennent pas la forme d’une question.
Un client peut mentionner un problème presque en passant.
Une statistique peut mériter d’être vérifiée.
Une phrase apparemment anodine peut révéler une opportunité importante.
OLVA propose également des Live Insights, conçus pour aider à identifier certains de ces moments pendant la conversation.
Par exemple, pendant une réunion commerciale, un client pourrait dire :
« Notre principal problème n’est pas vraiment le prix. C’est surtout que notre équipe passe beaucoup trop de temps chaque semaine à préparer ces données. »
Ce n’est pas une question.
Pourtant, cette phrase peut être l’une des plus importantes de toute la réunion, car elle révèle le véritable problème du client.
La fonction Opportunity Detection peut aider à mettre en évidence ce type de signal pendant l’échange.
De la même manière, lorsqu’un chiffre, une statistique ou une affirmation mérite d’être vérifié, la fonction Fact Checking peut aider à obtenir rapidement davantage de contexte.
Le rôle de l’IA ne consiste donc plus uniquement à attendre qu’on lui pose une question.
Elle peut également aider à mieux identifier les informations qui méritent notre attention pendant la conversation.
Lorsque vos documents font eux aussi partie du contexte
Dans de nombreuses réunions professionnelles, comprendre la conversation ne suffit pas.
Vous discutez peut-être :
- d’une proposition commerciale ;
- d’un rapport ;
- d’une documentation technique ;
- d’une étude ;
- des exigences d’un client ;
- d’une présentation ;
- d’un PDF ou d’un document interne.
L’information nécessaire pour répondre à une question peut se trouver à la page 24 d’un document de plusieurs dizaines de pages.
OLVA propose pour ce type de scénario une approche de Document-Aware Intelligence.
Les documents pertinents peuvent servir de source d’information supplémentaire, en complément du contexte de la réunion.
Imaginez que vous discutiez avec un client d’une proposition de 30 pages et qu’il vous pose soudainement une question sur un détail précis.
Ouvrir le document, rechercher le bon mot-clé et retrouver la bonne section pendant que la conversation continue peut rapidement casser le rythme de l’échange.
Lorsque l’IA comprend à la fois le contexte de la réunion et le contenu du document concerné, elle peut relier plus rapidement l’information pertinente à la question posée.
Quelle différence entre OLVA et les outils traditionnels de réunion avec IA ?
Ces dernières années, de nombreux outils d’intelligence artificielle dédiés aux réunions sont apparus.
Beaucoup d’entre eux font un excellent travail pour enregistrer et transcrire les conversations. Après la réunion, ils peuvent produire un résumé, identifier les actions à réaliser, extraire les décisions et organiser les principaux points abordés.
Ces fonctionnalités répondent à un véritable besoin.
Personne n’a envie de passer vingt minutes après chaque réunion d’une heure à réorganiser ses notes.
Mais OLVA s’intéresse également à une autre question :
Que se passe-t-il si vous avez besoin de l’IA avant la fin de la réunion ?
Par exemple :
- le client vient de poser une question difficile ;
- vous ne comprenez pas un terme ;
- une affirmation doit être vérifiée ;
- vous avez besoin d’une information contenue dans un document ;
- une opportunité importante vient peut-être d’apparaître dans la conversation ;
- vous avez besoin d’un conseil ou d’un contexte supplémentaire.
Dans ces situations, même un excellent résumé après la réunion arrive trop tard pour résoudre le problème du moment.
C’est pourquoi OLVA combine les fonctionnalités post-réunion avec des capacités comme Automatic Question Detection, Instant Answers, Live Q&A, Live Insights, Fact Checking, Opportunity Detection et AI Coaching.
Une autre différence : aucun bot visible dans la réunion
De nombreux assistants IA pour les réunions fonctionnent en ajoutant un bot comme participant supplémentaire dans Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
Cette approche fonctionne très bien dans de nombreuses situations.
Mais elle n’est pas toujours idéale.
Il peut s’agir de votre première réunion avec un client important.
La conversation peut être plus informelle.
Ou vous pouvez simplement préférer ne pas voir un participant supplémentaire portant le nom d’un outil d’intelligence artificielle dans la liste des personnes présentes.
OLVA adopte une approche différente avec son Invisible AI Assistant.
L’assistant n’a pas besoin d’apparaître comme un bot visible dans la réunion pour vous accompagner.
La technologie reste en arrière-plan tandis que la réunion conserve l’expérience naturelle d’une conversation entre personnes.
Un exemple concret : les premiers mois dans un environnement professionnel international
Imaginez que vous venez de rejoindre une entreprise internationale.
À 10 heures, vous participez à votre réunion d’équipe.
Un collègue présente rapidement l’état d’un projet et utilise plusieurs termes professionnels que vous ne connaissez pas encore.
Pendant que vous essayez de comprendre l’un de ces termes, la discussion est déjà passée au sujet suivant.
Quelques minutes plus tard, votre manager vous demande :
« Comment pensez-vous que nous devrions résoudre le problème dont nous venons de parler ? »
Vous devez maintenant vous souvenir de la discussion précédente, comprendre précisément la question, structurer vos idées et formuler rapidement une réponse claire.
Si la réunion se déroule dans une deuxième langue, la charge mentale augmente encore.
Avec un assistant IA en temps réel, vous pouvez consulter la transcription, demander rapidement la signification d’un terme inconnu et obtenir des informations pertinentes lorsque le système détecte la question de votre manager.
Vous restez la personne qui décide de la réponse.
Mais vous n’avez plus à effectuer seul tout le travail de recherche, de mémorisation et de récupération de l’information.
L’objectif n’est pas que l’IA participe à la réunion à votre place. L’objectif est qu’elle vous aide à mieux y participer vous-même.
Les réunions multilingues deviennent la norme
Les équipes modernes sont de plus en plus internationales.
Une réunion peut commencer en anglais puis passer ponctuellement à une autre langue. Des collègues, clients et partenaires peuvent avoir des langues maternelles, des accents et des variantes régionales très différents.
OLVA prend en charge 87 langues et variantes régionales et est conçu pour accompagner également les conversations multilingues.
Pour les personnes qui passent régulièrement d’une langue à une autre pendant leur journée de travail, cette capacité peut être particulièrement utile.
L’intelligence artificielle ne doit pas remplacer l’apprentissage des langues.
Elle peut cependant réduire une partie de la charge cognitive liée au fait de devoir écouter, comprendre, traduire mentalement, mémoriser, prendre des notes et préparer une réponse simultanément.
L’objectif est de réduire la distance entre :
« Je pense avoir compris ce qu’il voulait dire. »
et
« Je comprends le contexte et je peux participer activement à la discussion maintenant. »
La mémoire des réunions : la conversation se termine, mais l’information reste utile
L’assistance en temps réel n’est qu’une partie du problème.
Une autre difficulté commence après la réunion :
nous oublions.
Trois semaines plus tard, vous vous souvenez peut-être qu’un client a dit quelque chose d’important à propos du budget, mais vous ne savez plus pendant quelle réunion.
Ou vous vous souvenez d’une décision prise par l’équipe sans vous rappeler exactement pourquoi elle a été prise.
C’est là que la Post-Meeting Memory devient utile.
OLVA peut conserver les résumés, les points importants, les décisions et les actions à suivre, afin que les réunions passées deviennent une source d’information que vous pouvez retrouver plus tard.
Au lieu de dépendre uniquement de votre mémoire ou de parcourir des dizaines de notes dispersées, vous pouvez revenir à l’historique de vos conversations et retrouver les informations pertinentes.
Pour les personnes qui participent chaque jour à plusieurs réunions de vente, de produit, de recrutement, de gestion de projet ou de relation client, cette mémoire à long terme peut être aussi importante que l’assistance en direct.
L’intelligence artificielle doit-elle penser à notre place ?
Non.
Et cette distinction est essentielle.
Un bon assistant IA pour les réunions ne doit pas remplacer les connaissances, l’expérience ou le jugement humain.
La décision concernant ce que vous allez dire ou faire reste la vôtre.
L’IA peut en revanche aider sur des tâches secondaires qui consomment beaucoup d’attention :
- retrouver une information ;
- se souvenir de ce qui a été dit plus tôt ;
- enregistrer les points importants ;
- expliquer un concept inconnu ;
- retrouver une information dans un document ;
- aider à vérifier une affirmation ;
- fournir davantage de contexte au bon moment.
L’objectif n’est pas que l’IA pense à votre place.
L’objectif est de libérer davantage de votre attention pour les sujets qui méritent réellement votre réflexion.
Cela nous ramène à cette idée que beaucoup de personnes ont probablement déjà eue pendant une réunion difficile :
« Et si ChatGPT pouvait rester avec moi pendant toute la réunion, connaître tout ce qui a été dit et m’aider exactement au moment où j’en ai besoin ? »
OLVA est construit autour de cette idée.
L’avenir des assistants IA se trouve dans le flux de travail réel
La première génération d’outils d’intelligence artificielle générative attend que nous venions vers elle.
Nous ouvrons une nouvelle fenêtre.
Nous écrivons un prompt.
Nous expliquons le contexte.
Nous posons une question.
Puis nous attendons une réponse.
Ce modèle reste extrêmement utile.
Mais la nouvelle génération d’outils d’IA commence à s’intégrer directement dans nos flux de travail.
Dans ces situations, le contexte existe déjà, et l’utilisateur ne devrait pas avoir à le reconstruire depuis le début à chaque interaction.
Les réunions représentent l’un des exemples les plus évidents de cette évolution.
La valeur de l’intelligence artificielle ne réside pas uniquement dans sa capacité à produire un excellent résumé dix minutes après la fin d’une réunion.
Parfois, le moment le plus important ne dure que trente secondes.
Un client pose une question décisive.
Un terme inconnu apparaît.
Une affirmation mérite d’être vérifiée.
Une opportunité se révèle dans la conversation.
Ou vous devez rapidement retrouver ce qui a été dit vingt minutes auparavant.
OLVA repose sur l’idée que l’intelligence artificielle ne devrait pas seulement comprendre une réunion après sa conclusion, mais aussi pouvoir vous aider pendant que la conversation est encore en cours.
Pour découvrir plus en détail cette approche de l’assistance IA en temps réel, vous pouvez consulter le site officiel d’OLVA.
Au fond, la plus grande valeur de l’IA dans les réunions n’est peut-être pas de nous faire parler davantage.
Elle consiste plutôt à réduire l’attention que nous consacrons à chercher, traduire, prendre des notes et retrouver des informations, afin de nous concentrer davantage sur ce qui compte réellement :
la conversation elle-même.